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POLITIQUE D'ACHAT

L’assurance qualité

Elle consiste à garantir et à préserver la qualité du médicament depuis la fabrication jusqu’à l’utilisateur final. La recherche de la qualité étant une préoccupation majeure pour la CAMEG, un service assurance qualité dirigé par un pharmacien a été mis en place depuis 1998 pour un meilleur suivi.
En plus un manuel d’assurance qualité a été mis à jour et est en vigueur depuis le 4 septembre 2006.
S’il est vrai que le contrôle de qualité constitue un élément important dans l’assurance qualité, il ne permet cependant pas à lui seul d’assurer la qualité d’un produit.
La qualité doit être assurée à tous les niveaux du circuit :
- la fabrication,
- le transport,
- le stockage,
- la distribution.
Aussi, la CAMEG a mis en place un système qui permet de vérifier le respect des normes à tous les niveaux :

Au niveau du fournisseur

Avant toute commande, le fournisseur passe par l’étape de la présélection où il est soumis à des critères de sélection rigoureux.

A la réception des produits, nous vérifions la conformité des produits avec le cahier de charges (date de péremption, conditionnement, etc.). Le non respect des clauses entraîne le rejet du produit.

Les produits livrés doivent être obligatoirement accompagnés de certificat de lot afin d’assurer la traçabilité des médicaments distribués.

Les conditions de règlement des factures fournisseurs permettent également de garantir la qualité car seulement 50% sont réglés à la réception quantitative, les autres 50% sont réglés uniquement après le contrôle de qualité.

Au niveau du stockage

Au niveau de nos magasins les dispositions sont prises pour que les produits soient stockés dans des conditions adéquates.
- Existence de magasins répondants aux normes optimales de stockage de produits pharmaceutiques.
- Présence d’une chambre climatisée et d’une chambre froide dans chaque entrepôt et agence pour les produits thermosensibles
- Présence d’une armoire frigorifique dans chaque magasin
- Rayonnage adapté
- Nettoyage et désinfection régulière des magasins.

Au niveau du contrôle de qualité

Elle consiste à vérifier les aspects physico-chimiques du produit à un moment donnée (identification du principe actif, dosage, etc.) et à assurer le contrôle microbiologique (test de stérilité)

A chaque livraison de médicament, un échantillonnage est fait pour être envoyé au laboratoire. Le règlement du fournisseur étant lié à ce contrôle.

Actuellement, les contrôles sont en grande partie effectués au Burkina au Laboratoire National de Santé Publique (LNSP) et à l’étranger.

Nos procédures d’achats

Les procédures utilisées par la CAMEG pour l’achat des produits ont été fortement inspirées de celles des marchés publics avec cependant quelques particularités liées à la spécificité des articles achetés et au statut de la Centrale.
Conformément à la convention signée entre l’Etat et la CAMEG, les achats se font par la procédure d’appel d’offres international.
Pour plus d’efficacité, la procédure d’appel d’offres a été scindée en deux (02) étapes :
-  la présélection des fournisseurs
-  la consultation restreinte

La présélection des fournisseurs

Devant la lourdeur des procédures d’appel d’offres et les délais de livraison assez longs pouvant entraîner des ruptures de stock, la CAMEG a instauré depuis 1997 un système de présélection des fournisseurs.
Cette présélection basée sur des critères rigoureux permet d’obtenir non seulement de meilleurs délais de livraison, mais aussi une meilleure connaissance des fournisseurs et des produits qu’ils proposent.
Les principaux critères pris en compte lors de cette présélection sont les suivants :

1- Disposer d’une autorisation d’exercice en tant qu’établissement pharmaceutique.
2- Disposer d’un personnel compétent pour assurer la qualité des produits.
3- Pour chaque site de production, disposer d’un certificat de bonne pratique de fabrication ou tout autre document (Certificat ISO ou CEE) certifiant de la qualité des produits proposés.
4. Les produits doivent avoir un certificat de produit pharmaceutique (CPP), modèle OMS ou un certificat de libre vente.
5- Les produits doivent être enregistrés au Burkina Faso ou à défaut dans le pays d’origine.
6- Les fournisseurs négociants, doivent fournir un certificat de Négoce.
7- Et enfin, un échantillon de tous les produits proposés doit être joint au dossier de présélection.

Les fournisseurs retenus à l’issue de cette étape sont agrées pour une période de trois (3) ans. Durant ces 3 années, le fournisseur est régulièrement évalué et est donc susceptible en cas de défaillance d’être suspendu temporairement ou définitivement.

Chaque année un nouvel appel d’offres international est lancé pour permettre à de nouveaux fournisseurs d’être présélectionnés, mais également permettre aux anciens d’élargir leur gamme de produits.

C’est ainsi qu’on compte à l’heure actuelle près de 90 fournisseurs présélectionnés.

La consultation restreinte

L’étape de la présélection ayant permis d’examiner tous les documents administratifs et techniques, les critères suivants sont pris en compte dans l’attribution des commandes :
- Les prix
- La présentation des produits
- Les performances du fournisseur
Les commandes sont effectuées par appel d’offre international restreint (consultations restreintes)

L’appel d’offres est dit restreint car seuls les fournisseurs présélectionnés sont consultés.
Une grande consultation restreinte est organisée chaque année pour l’approvisionnement en produits ordinaires.
Cependant, d’autres consultations restreintes sont également organisées pour répondre à des besoins spécifiques ou pour le réajustement du stock des produits ordinaires.